Kontrola zwolnień lekarskich L4 przez pracodawcę – nowe zasady od 13 kwietnia 2026 r.

Od 13 kwietnia 2026 r. procedura kontroli zwolnień lekarskich (L4) została w całości przeniesiona do ustawy. Oznacza to, że wszystkie działania pracodawcy muszą odbywać się zgodnie z przepisami ustawowymi, bez konieczności odwoływania się do rozporządzeń. Nowe przepisy określają prawa i obowiązki zarówno pracodawców, jak i pracowników, a także standardy przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich.

Kto może przeprowadzać kontrolę L4?

Prawo do kontroli zwolnień mają tylko płatnicy zasiłków chorobowych, czyli pracodawcy zatrudniający więcej niż 20 osób ubezpieczonych chorobowo.

• Pracodawcy zatrudniający do 20 osób – kontrolę prowadzi wyłącznie ZUS.

• Duże podmioty (powyżej 20 osób) – mogą same weryfikować prawidłowość korzystania ze zwolnień.

Procedura kontroli L4 – kluczowe etapy

Nowe przepisy wprowadzają jasną sekwencję działań, którą można podzielić na kilka głównych etapów:

1. Wystawienie upoważnienia

Pracodawca musi formalnie upoważnić osobę przeprowadzającą kontrolę.

Upoważnienie powinno zawierać dane wskazane w ustawie.

2. Wszczęcie kontroli

Kontrola zaczyna się w momencie okazania upoważnienia pracownikowi lub domownikowi. Nie jest dopuszczalne prowadzenie kontroli „w ukryciu” – kontroler nie jest detektywem.

3. Miejsce i standardy kontroli

Kontrola może odbywać się w:

• miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika,

• miejscu pracy,

• miejscu prowadzenia działalności gospodarczej,

• innym miejscu, jeśli jest to niezbędne.

Nowe przepisy wprowadzają standardy kontroli:

• adekwatność i proporcjonalność działań,

• poszanowanie prywatności,

• minimalny czas trwania kontroli,

• brak ryzyka pogorszenia stanu zdrowia,

• niedyskryminowanie procesu leczenia.

4. Zakres uprawnień pracodawcy

Pracodawca może:

• wchodzić do miejsca kontroli,

• identyfikować pracownika,

• żądać informacji o sposobie korzystania ze zwolnienia,

• uzyskać wyjaśnienia dotyczące zachowań podczas L4.

Ograniczenia:

• brak prawa do żądania dokumentacji medycznej – to wyłączne kompetencje ZUS. W przypadku wątpliwości co do prawidłowości wykorzystania zwolnienia, pracodawca może zwrócić się do ZUS o ich rozstrzygnięcie, co może wymagać weryfikacji dokumentacji medycznej przez ZUS.

5. Sporządzenie protokołu

Protokół z kontroli, według nowych przepisów, będzie obowiązkowy za każdym razem, niezależnie od wyniku.

6. Zastrzeżenia pracownika

• Pracownik może zgłosić zastrzeżenia w ciągu 7 dni od otrzymania protokołu – oraz dostarczyć dowody na poparcie zastrzeżeń.

• Pracodawca musi je rozpatrzyć i w razie potrzeby sporządzić aneks.

• W przypadku wątpliwości decyzję podejmuje ZUS.

7. Skutki kontroli

Jeżeli kontrola ujawni naruszenie zwolnienia:

• Pracodawca może podjąć działania dyscyplinarne lub wstrzymać wypłatę wynagrodzenia.

• ZUS decyduje o utracie prawa do zasiłku chorobowego, może żądać dokumentacji medycznej lub skierować pracownika na badanie lekarskie.

Nowe przepisy L4 wprowadzają jasną i przejrzystą procedurę kontroli, która:

• chroni prawa pracowników,

• określa standardy proporcjonalności i poszanowania prywatności,

• precyzuje obowiązki i uprawnienia pracodawców,

• formalizuje protokołowanie kontroli i możliwość zgłaszania zastrzeżeń.

Dzięki temu pracodawcy mają wytyczne do działania, a pracownicy – pewność, że ich prawa są chronione.

Qualitime specjalizuje się w kontroli zwolnień lekarskich (L4) oraz analizie absencji chorobowej dla pracodawców, przeprowadzając weryfikacje, przygotowując raporty i doradzając w praktycznych działaniach HR. Źródło: Qualitime – kontrola zwolnień lekarskich L4.