Jak dostosować kanały komunikacji do danej firmy
Przedsiębiorstwa działają w różnych branżach, środowiskach, regionach. Posiadają swoją własną specyfikę. Dlatego niezwykle istotną kwestią wydaje się indywidualne dopasowanie kanałów komunikacji do sposobu działania i struktury zatrudnienia w danej organizacji.
Przeprowadzono już badania nad zachowaniami sygnalistów. Wskazują one, że preferencje dotyczące kanałów komunikacji powiązane są ze wskaźnikiem indywidualizmu w społeczeństwie, kulturą narodową oraz kulturą organizacyjną firmy.
Przy wyborze kanałów komunikacji dla firmy powinniśmy zadać sobie szereg pytań, np.:
➡️ czy nasi pracownicy swobodnie posługują się Internetem?
➡️ czy wszyscy pracownicy mówią po polsku?
➡️ jakie są główne grupy wiekowe pracowników?
➡️ czy pracownicy muszą stale przebywać przy swoim stanowisku pracy?
➡️ czy pracownicy pracują zdalnie?
➡️ czy zatrudniamy pracowników z niepełnosprawnościami?
➡️ czy posiadamy już wdrożone, dobrze znane pracownikom kanały komunikacji wewnętrznej?
Odpowiedzi na wyżej przedstawione pytania pozwolą lepiej ocenić, czy wybrane kanały komunikacji nie dyskryminują żadnej z grup pracowników, oraz czy będą chętnie wybierane do przekazywania zgłoszeń.
Im więcej kanałów komunikacji zapewni firma, tym większa szansa, że sygnalista zdecyduje się na wybór jednego z nich. Ograniczając wybór kanału komunikacji ryzykujemy, że sygnalista – mając obawy dotyczące korzystania z danych kanałów wewnętrznych – zrezygnuje z przekazania zgłoszenia, lub przekaże je kanałem zewnętrznym (urząd) lub publicznym (media).
Minimum to zapewnienie po jednym kanale do zgłoszeń pisemnych jak i do zgłoszeń ustnych (przepisy wymagały będą tylko jednego kanału komunikacji), a optymalnie jest udostępnić po kilka kanałów do każdego typu zgłoszeń. Zwłaszcza w czasach pracy zdalnej i hybrydowej szczególnego znaczenia nabrały kanały do zgłoszeń online (email, formularze).
Dostępne kanały komunikacji to np.:
📮 poczta
📨 wewnętrzna skrzynka kontaktowa
📆 spotkanie
📞 infolinia
💻 portal internetowy
- niezależny podmiot rozpatrujący zgłoszenia
Aby korzystać z wewnętrznych kanałów komunikacji, pracownicy muszą wiedzieć o ich istnieniu. Oznacza to, że kanały komunikacji powinny być reklamowane wewnątrz organizacji – np. w intranecie, na plakatach w biurze, jako naklejki na biurku, lub w innych widocznych miejscach.
Jeśli organizacja udostępnia możliwość zgłoszenia naruszeń osobom z zewnątrz, wskazana jest osobna strategia komunikacyjna w tym zakresie – włączając informację na stronie internetowej firmy, oraz w miejscach kontaktu potencjalnych sygnalistów z firmą. Rozwiązanie takie przynosi dodatkowe korzyści, gdyż komunikacja przywiązania organizacji do zachowania zgodności z prawem oraz szerokich możliwości zgłaszania naruszeń często działa zniechęcająco w odniesieniu do naruszycieli.
