Jednym z największych problemów w programach przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest fakt, że nie wszystkie zgłoszenia są prawdziwe. Zdarzają się one częściej w przypadku zgłoszeń anonimowych, gdy osoba zgłaszająca nie obawia się konsekwencji wskazania nieprawdziwych informacji.
Posiadając wiedzę na temat naruszenia prawa w firmie, przedsiębiorcy mogą w poufny sposób wyeliminować nieprawidłowości. W niektórych sytuacjach pracodawca nie będzie miał kontroli nad sposobem zajęcia się zgłoszeniem – na przykład, jeśli zgłoszenie zostanie przekazane urzędowym, czyli tzw. „zewnętrznym” kanałem komunikacji.
Do niedawna sygnaliści byli w Polsce utożsamiani z donosicielami lub kapusiami. Jest to spowodowane naleciałościami historycznymi, czyli skojarzeniem z osobami współpracującymi z komunistycznymi organami państwa. Konotacja takie zdarzają się również współcześnie.
Zapisy unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów mają wejść w życie w krajach członkowskich 17 grudnia 2021 r. Projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa przechodzi właśnie ścieżkę legislacyjną.
Najprostszym sposobem jest wyznaczenie osoby z działu HR (lub odpowiedzialnej za HR, jeśli firma nie ma osobnego działu) jako odpowiedzialnej za organizację kanałów przyjmowania zgłoszeń oraz następnie – ich rozpatrywania. Takie działanie wymaga od organizacji przeszkolenia obecnego pracownika oraz wygospodarowania części jego czasu pracy na zajmowanie się zgłoszeniami, bądź też zatrudnienie zupełnie nowej osoby.
Unijna dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937) została przyjęta 23 października 2019 r. Każde z państw członkowskich ma czas na wdrożenie dyrektywy do 17 grudnia 2021 roku i to od ustaw w poszczególnych krajach zależeć będzie ostateczny kształt wymogów w zakresie ochrony sygnalistów.
Przedsiębiorstwa działają w różnych branżach, środowiskach, regionach. Posiadają swoją własną specyfikę. Dlatego niezwykle istotną kwestią wydaje się indywidualne dopasowanie kanałów komunikacji do sposobu działania i struktury zatrudnienia w danej organizacji.
Celem przedsiębiorstwa przy wdrażaniu kanałów komunikacji dla sygnalistów powinna być odpowiedź na każde ze zgłoszeń. Zgłoszenia niewyjaśnione powodują, że pracownicy tracą zaufanie do całej procedury, a w konsekwencji przestają z niej korzystać. Choć zgłoszenia objęte nowymi regulacjami będą musiały być wyjaśniane (termin na przeprowadzenie czynności wyjaśniających oraz kontakt zwrotny z sygnalistą to 3 miesiące).
Unijna dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937) została przyjęta 23 października 2019 r. Każde z państw członkowskich ma czas na wdrożenie dyrektywy do 17 grudnia 2021 roku i to od ustaw w poszczególnych krajach zależeć ma ostateczny kształt wymogów w zakresie ochrony sygnalistów.
